Foi se o tempo em que  às  coletivas de imprensa  aconteciam  sem muito critério e estratégia de comunicação. Para ter sucesso  e assertividade ao convocar uma entrevista coletiva, os profissionais de uma  empresa de comunicação contratada para organizar  a convocação de vários jornalistas ao mesmo tempo  precisam  antes de tudo ter experiência de mercado, conhecer o funcionamento das redações e  ser cuidadosos ao decidir  pela convocação da coletiva.

O termo  Coletiva de Imprensa faz parte da rotina dos profissionais que trabalham com gestão de comunicação externa e a convocação só deve se dar em casos extraordinários.

Com a globalização da informação e a grande oferta de conteúdo que chegam às redações diariamente, o assessor de imprensa só deve convocar uma coletiva se o assunto for realmente exclusivo.

É preciso saber avaliar bem o assunto e tomar muito cuidado para não supervalorizar uma notícia.  Sem estratégia e cuidados necessários , o seu evento pode se tornar um verdadeiro fracasso.

As coletivas são utilizadas com bastante frequência em crises de imagem , em situações  muito delicadas que impactam um número grande de pessoas,  para anunciar uma grande fusão, a contratação de um jogador de futebol.

Algumas dicas são indispensáveis para  ter sucesso ao convocar uma coletiva de imprensa.  O release a ser elaborado deverá ter título atrativo e  conter um texto informativo com informações  tais como tema, localização, data, horário, formato da coletiva, se haverá estacionamento, credenciamento, entre outras informações para o jornalista.

O mailling  deverá ser  segmentado. Empresas de comunicação preparadas para atuar com coletivas de imprensa,  precisam ter maillings estruturados e devem direcionar o assunto para o jornalista da editoria que cobre aquele assunto em pauta.  Os press-kits devem ser muito bem avaliados.

Atenção ao follow-up.  O  assessor de imprensa à frente da organização da coletiva deve procurar conhecer o horário de fechamento das redações para evitar inconvenientes e desgate com os jornalistas.

Porta-voz preparado é fundamental para  ajudar a garantir o sucesso da coletiva.  Um bom porta-voz é garantia de coletiva sem surpresas.

O local para a realização da coletiva também deve ser estudado e estruturado antes da convocação. Hotéis ou grandes auditórios são escolhas certeiras e nunca esqueça de disponibilizar Wi-Fi.